Les logiciels de suivi de chantier s’adressent à tous les corps de métier tels que la plomberie, l’électricité, la maçonnerie, la chaudronnerie, etc.
Conduire un chantier nécessite un suivi rigoureux de coordination et des dépenses engagées.
Un des premiers critères concerne la distance séparant votre entreprise d’un site de chantier ce qui peut affecter considérablement vos résultats, car, plus le chantier est éloigné de votre entreprise, plus les coûts des transports vers le site de travail vous coûterons de l’argent et compliqueront encore plus les oublis ou les erreurs d’affectation.
Les intervenants peuvent être complètement différents, cela va des fournisseurs aux sous-traitants dans divers corps de métier.
Ce fait complique encore plus la surveillance et la synchronisation des différentes entités en lice pour un projet donné.
Les événements imprévisibles, en cours d’exécution, sont nombreux.
L’utilisation d’indicateurs de performance peut vous aider à faire face à ces aléas.
Ainsi, cela vous permet de disposer de valeurs et d’indications précises sur :
- L’avancement des travaux sur chantier
- Les dépenses engagées pour ce chantier,
- L’état des livraisons sur chantier,
- La position des décomptes émis depuis le début des travaux
- Les encaissements réellement reçus pour le projet
- Les retards de recouvrement
Un tableau récapitulatif financier reprenant la trésorerie, la position comptable des dépenses et des encaissements, la marge dégagée et essentielle à la conduite du projet.
Toutes ces informations doivent être disponibles et mises à jour en temps réel dans le logiciel de suivi de chantier que vous utilisez (ou utiliserez).
Ce qui permet au gestionnaire, chef de projet, de comparer le réalisé et le prévisionnel et d’intervenir pour procéder aux ajustements nécessaires en cours d’exécution .
Mais encore faut-il bien choisir ses indicateurs, visualiseurs de performance.
Il en existe de toutes sortes, mais ceux que vous devez retenir, doivent être adaptés à votre activité et aux objectifs que vous vous assignez. Ils seront d’autant plus efficaces qu’ils seront portés par vos collaborateurs et exploités de façon pertinente.
Savoir où l’on est à tout moment
Les indicateurs de performance permettent de suivre en temps réel et précisément, la performance de vos équipes sur le chantier.
Ils constituent une situation à un temps T du chantier en fonction des critères retenus qui représentent une série de repères indispensables pour assurer le bon déroulement des opérations.
Le rôle du chargé d’affaires est primordial dans ce processus, car, il doit appréhender les éléments de fragilité qui nécessitent une vigilance accrue.
En effet, il convient d’intervenir à temps en cas de problème ou de dérive des prévisions.
L’anticipation des décisions permet de pallier à des situations qui pourraient, à terme, engendrer des déconvenues structurelles, et probablement financières.
Les indicateurs de gestion de chantiers à surveiller
Ces indicateurs sont de natures et de finalités différentes, selon des critères d'importance que l’on choisit.
Les principaux indicateurs qui vont vous permettre de disposer à tout moment d'un état des lieux précis sont les suivants :
Indicateur du temps imparti pour le projet, planning prévisionnel
En effet un projet-chantier à un début, à la signature du contrat, et une fin à la livraison du projet.
Il est donc primordial de surveiller les indicateurs de temps du projet grâce à un planning prévisionnel.
Ce planning vous permettra de contrôler l’avancée de travaux de chaque équipe par rapport à une prévision de fin établie et de corriger les dérives à temps.
Tout dépassement du délai initial peut se traduire par des pénalités de retard plus ou moins sévères ce qui affecterait la rentabilité sur ce projet, et d’une façon plus globale sur l’ensemble de l’activité..
Indicateurs des commandes
d’approvisionnement
Lorsque l’on travaille dans l’ingénierie, l’entreprise n’est pas forcément équipée d’un atelier, d’ouvriers, ou de matériel de production. Donc, le recours aux sous-traitants est une nécessité qu’il vous faudra gérer avec soin.
En conséquence, les matériels qui sont nécessaires à la réalisation d’un projet chantier, doivent être commandés chez des fournisseurs, puis chaque matériel devra être acheminé sur chantier ou bien stocké temporairement au dépôt de l’entreprise (ou du fournisseur, s’il accepte).
Dans tout ceci, il y a un facteur essentiel qui est le délai de livraison imposé par vos fournisseurs.
Il est vrai que les commandes doivent être passées en fonction du délai de livraison proposé par le fournisseur, mais aussi vous devez commander les matériels chronologiquement par rapport aux phases de constructions programmées par votre étude.
Si vous commandez trop tôt, vous devrez assumer un règlement anticipé par rapport à votre programme et aussi trouver la place où entreposer ce matériel.
A l’inverse, si vous vous y prenez trop tard, les délais de réception seront forcément en retard par rapport à vos prévisions de délais.
Le logiciel que vous utilisez pour vos travaux et chantiers doit être en mesure de vous donner une situation exacte de la position des commandes en temps réel.
Ce qui permettra au responsable d’approvisionnement d’avoir une vision prédictive et de réagir à temps.
Indicateur de position des livraisons
sur chantier
Dans le même ordre d’idée, le matériel nécessaire au projet pourra être livré sur chantier, à partir du stock, ou via le(s) fournisseur(s) vers le chantier.
Ce qui est généralement le cas pour des matériels encombrants, lourds et chers, nécessitant une manutention délicate.
Sachant que la plupart du temps les engins de manutention sont loués à l’heure, les camions sont loués à la journée, vous devrez être le plus précis possible quant au planning d'utilisation du matériel en location.
Par ailleurs, l’éloignement de votre chantier aura une incidence importante sur ces coûts indirects. Encore une fois, votre logiciel de gestion devra vous indiquer clairement de la position des acheminements, rendre compte de l’état des marchandises reçues, de leur conformité par rapport à la commande, éventuellement de leur retour vers le fournisseur en cas de problème sur chantier.
Indicateurs d’avancement des travaux
et feuille de route
Pour être efficace sur un projet chantier-travaux, Il convient de schématiser une vue d'ensemble de vos travaux en fonction des équipes engagées sur le chantier.
Chaque équipe présente sur chantier à un travail précis à réaliser et cela dans un temps imparti.
C’est que l’on appelle aujourd’hui, un sprint.
Le sprint d'une équipe dure en moyenne deux semaines parfois cela peut aller à 4 semaines.
Mais dans tous les cas, arrivé au terme du sprint, le travail doit être réalisé, puis on passe au sprint suivant.
Cette méthode permet un contrôle simple et transparent sur l’efficacité de chaque équipe, permettant une adaptation rapide des méthodes en cas de besoin, sans gêner les autre équipes
Votre feuille de route est donc liée aux tâches de vos équipes, aux communications entre le responsable de projet et votre client.
Indicateur de ressources humaines
Les coûts de mains d’œuvre doivent être méticuleusement surveillés et comptabilisés car ils représentent une part non négligeable du budget général d' un chantier
C'est l'un des critères importants, le volume d’heures de travail quotidien ou hebdomadaire assigné à un chantier donné doit être calculé et valorisé dans les charges de fonctionnement.
Des indicateurs de turn-over, de taux d’absentéisme pourront donner une idée de
l'efficacité, la fiabilité de vos équipes sur le terrain de votre chantier.
Aux taux horaires de travail, vous devrez ajouter les primes de risque, de rentabilité, et les heures supplémentaires.
D'un chantier à l'autre, le calcul horaire de l'un et de l'autre, vous donnera des éléments de comparaison ainsi qu'une bonne idée du coût horaire moyen d'un ouvrier.
Indicateur d’analyse financière du projet,
ET reporting
Il y a différents types de projets travaux-chantiers, de plus ou moins grande importance. Nous parlerons ici de chantiers de moyennes et petites envergures.
Il est fondamental pour un responsable de chantier travaux, ainsi que pour le chef de l’entreprise engagée, de pouvoir apprécier à tout moment et en temps réel la situation financière et la rentabilité d’un chantier en cours. Sur un plan purement comptable, l’on doit pouvoir apprécier, par rapport au budget approuvé du projet, quelle est la situation financière à un temps donné, celui au moment de la consultation.
Un tableau reporting affichera par rapport au budget,
- La (ou les) facture(s) de décompte(s) (ou d’acomptes) établies entrant dans la facturation du projet
- Les achats engagés de commandes de matériels et/ou de services
- Le coût des matériels livrés depuis le stock de l’entreprise
- Les dépenses diverses engagées, prévues ou non, et affectées au projet en cours
- Les règlements des factures des sous-traitants, les acomptes
- Le solde à facturer sur ce projet
Les résultats du chantier en cours indiqueront le gain ou les pertes résultants, en chiffres, au temps T réel consulté.
Bien entendu, ces données sont évolutives et peuvent donner des résultats différents selon la date
de consultation et des documents produits en cours d'exécution.
Les résultats consolidés de l’ensemble
des chantiers ouverts
Un entreprise de chantiers peut avoir plusieurs projets en cours et en parallèle, c'est même assez courant.
Le chef d’entreprise doit pouvoir évaluer les résultats estimés et la réalité sur chacun des projets et les consolider.
Le besoin en trésorerie restant ici le nerf de la réussite des projets en cours, cet indicateur est l’un des plus importants, car il permet de savoir si le ou les projets seront livrés à temps avec une réussite positive pour l’entreprise et son client, ou non.
Si vous utilisez, ou décidez d'utiliser notre module de gestion de chantier, vous y trouverez tous les éléments de contrôle décrits ci-dessus.
Téléchargez le guide qui vous aidera dans votre choix d'équipement.
Pour plus d'informations merci de nous contactez
