Mettre en place un bon suivi de facturation

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Vendre un maximum de produits ou de services est le but ultime de toute entreprise à caractère commercial. Cependant, vendre sans être vigilant sur l'encaissement de vos factures, est une faute.


Organisons notre facturation.
  1. Qui a le droit de facturer 
  2. Comment s'organiser
  3. Les mentions légales et obligatoires sur une facture
  4. Avantages d'utiliser un logiciel de facturation
  5. Comptabilité en interne ou externalisée ?


1> Facturer ses prestations à ses clients

Pour adresser une facture à un client, vous devez avoir un des statuts suivants:

  • Avoir constitué une société quelle qu’en soit sa forme (SARL/EURL, SAS/SASU, SCI)
    La création se concrétise par l’obtention du Kbis qui atteste de l’inscription de la personne morale au Registre du Commerce et des Sociétés.
    Ce document est fourni par le greffe du tribunal de commerce compétent.
    Il fera également office de carte d’identité de la personne morale.
  • Si votre statut est celui d’auto-entrepreneur, la facturation des opérations de vente n’est pas obligatoire sauf pour les ventes à des professionnels.
    Une fois l’entreprise créée, l'auto-entrepreneur pourra facturer ses clients.
    Toutefois veillez à bien respecter les normes de facturation pour les auto-entrepreneurs.
  • Les freelances sont des professionnels qui exercent leur activité en leur nom et sous leur responsabilité.
    Un freelance émet des factures pour les prestations qu’il réalise.
    Ces factures doivent comporter certaines mentions obligatoires permettant de formaliser la relation.
    Un contrat de freelance peut accompagner la facture pour détailler les conditions de réalisation de la prestation (niveau de qualité, délais, conditions...).
    En cas de litige, la facture et le contrat de freelance permettent au tribunal de commerce d’ordonner une injonction de payer au client débiteur.



2> Mettre en place le suivi de votre facturation

Mettre en place un outil de suivi de la facturation permet de piloter efficacement la conduite d'une activité, d'avoir une vue d'ensemble sur les encours client, d'organiser au mieux le paiement.
Cela permet le cas échéant de savoir quand, pour quel client et pour quel montant, il devient nécessaire d'initier diverses actions de recouvrement : de l'amiable au judiciaire.

Vous devez absolument définir les conditions générales de ventes minimales pour vos factures.

  • l'acompte à verser à la signature du devis ou du bon de commande
  • un paiement échelonné, si convenu à l'avance 
  • Indiquer le délai consenti, contractuel
  • Indiquer clairement la date limite de paiement 
  • Spécifier les indemnités de retard, si cela est convenu à l'avance

Suivre la facturation est désormais rendu rapide et performant par l'utilisation d'outils informatiques tels
qu'un tableau de type Excel par exemple, ou mieux encore par un logiciel de gestion commerciale simple.
L'avantage étant de pouvoir visualiser l'état des factures, en cours, non réglées, de façon à intervenir pour des relances clients programmées jusqu'à l'obtention de votre argent.
Assurer un suivi de facturation efficace est le premier rempart contre la défaillance d'entreprise, qui peut conduire à une cessation pure et simple de l'activité.  



3> LES MENTIONS LéGALES SUR UNE FACTURE

Toute facture doit être en conformité avec la loi et doit comprendre les mentions suivantes :

A> pour les Sociétés
Les mentions obligatoires sur la facture

  • Date de la facture : date d’émission
  • Numéro de facture : permet de respecter la numérotation continue, elle doit être chronologique et continue. Une facture ne peut être supprimée.
  • Date de réalisation de la vente ou de la prestation de service
  • L’identité du vendeur ou du prestataire de services comportant sa dénomination sociale, son n°siren ou siret, code NAF, le numéro ICE pour le Maroc, adresse du siège social et de facturation si celle-ci est différente, sa forme juridique et capital social pour les sociétés ainsi que son n° RCS et ville du greffe d’immatriculation pour les commerçant ou n° au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans.
  • L’identité de l’acheteur regroupant sa dénomination sociale pour les professionnels ou nom pour un particulier, adresse du client et adresse de facturation et de livraison si différentes.
  • Numéro du bon de commande si préalablement établi par l’acheteur ou le devis signé avec un bon pour accord pour les particuliers/
  • Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si le client est assujetti à TVA. La mention du n° de TVA n’est pas obligatoire si le montant de la facture est inférieur ou égale à 150€ hors taxe (pour la France seulement)
  • La désignation et le décompte des produits ou services rendus : nature, marque, référence des produits. Matériaux fournis et main d'œuvre pour les prestations. La dénomination doit être précise, quantité, prix unitaire HT et taux de TVA ajoutée, remises et autres rabais si appliqués
  • Le prix catalogue : prix unitaire hors TVA pour les produits vendus ou taux horaire hors TVA pour les services rendus
  • Le(s) taux de TVA appliqué(s) : il est important de distinguer les taux de TVA s’il y en a plusieurs
  • Réduction de prix : rabais, ristourne, remise à la date de vente ou de la prestation de service, à l’exclusion des opérations d’escomptes non prévues sur la facture
  • Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Si toutes ces mentions vous paraissent contraignantes, sachez que si la transaction en arrive à la contrainte judiciaire, vous serez content de les avoir suivies et votre avocat également.   

Les mentions en lien avec le paiement sont importantes

Les caractéristiques du paiement doivent être mentionnées (comme indiqué au paragraphe 2)

  • La date ou le délai de paiement
  • Les taux de pénalités en cas de non paiement à la date de règlement inscrite sur la facture
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement
    (il n'y a pas de raisons pour que ce soit vous qui payez les interêts bancaires)

B> pour les Auto-entrepreneurs

En tant que professionnel, le micro-entrepreneur ou l’auto-entrepreneur doit remettre à ses clients une facture lors de chaque vente ou prestations de services qu’il délivre, en respectant certaines règles.
 

Il existe trois types de factures :

  1. la facture dite simple
  2. la facture d’avoir
  3. la facture d’acompte.

La facture simple correspond à un document regroupant le montant de la prestation de services ou de la vente de bien , avec es conditions de paiement spécifiées.

La facture d’avoir reprend la facture simple.
Elle a pour but de corriger ou d’annuler la facture déjà émise par l'auto-entrepreneur.

La facture d’acompte permet à l’auto-entrepreneur de recevoir le versement d’un montant prédéfini en vue de l'exécution de la prestation de service ou de la livraison du bien.

Les mentions obligatoires sur la facture
facture destinée à un particulier

  • Faire apparaître la mention Facture selon le modèle de facture dédié auto-entrepreneur.
  • Les coordonnées de l’entreprise (dénomination sociale, l’adresse du siège social, le numéro de SIREN, le numéro d’immatriculation du RCS ou RM, s’il n’y a pas de numéro d’immatriculation du RCS ou RM il faut le préciser) pour le Maroc le numéro ICE est obligatoire
  • Les coordonnées du client (le nom, l’adresse du domicile, adresse de livraison)
  • La date d’émission de la facture.
  • Le numéro de la facture. (ce numéro de facture doit être chronologique et sans rupture)
  • La désignation de la prestation de service ou du produit vendu (nature, quantité, référence, rabais, remise, transport, emballage).
  • Le montant à payer.
  • La mention : “TVA non applicable, article 293B (France)du code général des impôts” pour le régime de franchise en base de TVA.
  • Le taux de TVA applicable, le numéro d’identification à la TVA, le montant HT et le montant TTC si vous êtes redevable de la TVA, autrement dit, si vous avez opté au régime réel d’imposition à la TVA.

facture destinée à un professionnel

idem à ci-dessus plus:

  • Le numéro de TVA intracommunautaire, (si le client professionnel est redevable de la TVA).
  • Les pénalités de retard.
La date limite de paiement

Note:
Pour le Maroc,
le régime des auto-entrepreneurs est légèrement différent, en ce qui concerne les obligations fiscales et les modèles de factures, consultez le site :

https://ae.gov.ma

https://ae.gov.ma/je-suis-auto-entrepreneur/fiscalite/

 

4> Les 6 avantages d'utiliser un logiciel de facturation
  • Centraliser la gestion de vos données

    Le premier avantage d’un logiciel de gestion et de facturation est la centralisation des données dans une plateforme exclusive hébergée sur le Cloud.
    Cette centralisation amène plusieurs avantages déterminants à l'entreprise.
    Elle permet d'avoir à disposition la totalité de ses documents de vente et d'achats, l'historique de ses clients et de ses prospects.
    Ainsi, où que se trouve géographiquement, le dirigeant ou les collaborateurs, les données des clients sont disponibles via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

  • Protection de vos données
    -  Un logiciel de gestion commerciale et comptable, adapté à une micro entreprise ou à une PME/PMI, se doit :
    - d'être parfaitement sûr et fiable au niveau des accès (partage collaboratif)
    -  d'être hébergé sur un serveur parfaitement sécurisé, avec un stockage suffisant pour hébergés toutes les données des clients y compris les attachements.
    -  d'être assujéti à un système de sauvegarde et de récupération automatique
  • Répondre aux normes légales
    Les applications de facturation et de comptabilité doivent répondre aux normes en vigueur dans chacun des pays où elle sont commercialisées
    Les documents générés doivent répondre aux normes (mentions obligatoires des factures, numérotation, ordre chronologique), montants de TVA à jour, etc 
  • Gagner du temps
    L'entreprise gagnera  un temps précieux grâce à un logiciel conçu pour sa profession.
    Le logiciel de facturation permettra de :

-  Éditer des devis et factures personnalisés comportant tous les renseignements obligatoires

-  Suivre les factures en attente, payées et impayées, et gérer les relances

-  Avoir un espace d’archive de devis et d'anciennes factures

-  Convertir les devis en factures sans avoir à entrer toutes les données une seconde fois

-  Créer et gérer une base de données clients, prospects et produits (le cas échéant)

-  Externaliser sa comptabilité vers un cabinet comptables si nécessaire

  • Evaluer ses performances

    Un grand nombre de logiciels de gestion permettent la création de tableaux de bord récapitulatif des entrées ou sorties, des entrées à venir, des dates de déclarations.
    Ainsi, ils permettent une visualisation rapide pour l’entrepreneur qui a besoin de savoir rapidement l’état de santé de sa trésorerie.
    En quelques clics,  les informations cruciales de l'entreprise sont visualisées et notamment :

    -  d'avoir un compte de résultat simplifié

    -  de visualiser sa trésorerie en temps réel

    -  de suivre l'évolution du stock de produits

    -  de voir toutes les factures en attente de paiement

  • Utiliser une comptabilité simplifiée

Un gestionnaire d'entreprise n’a pas forcément les connaissances comptables suffisantes pour apprécier la situation comptables en temps réel.
Certains logiciels propose une comptabilité simplifiée, voire même des saisies automatiques des documents de vente et d'achats, alors, le dirigeant aura à sa disposition tous les ratios et résultats clairement exposés.
Les bonnes décisions pour le pilotage de l'entreprise seront alors anticipées


 


 

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