Validation d’un devis client par un responsable commercial

Un nouveau module de contrôle des documents des ventes  fait son apparition.

Si vous souhaitez contrôler les devis clients émis par vos collaborateurs avant qu’ils ne soit traités, ou qu’ils n’atteignent vos clients, vous avez dorénavant la possibilité, en tant que super administrateur de valider ces documents. Par ailleurs cette fonction est transférable à un collaborateur qui pourra assumer cette fonction.

Cette validation est accordée en connaissance de cause.
Elle permet à un commercial de transformer son devis en commande, bon de livraison, et factures pour son client en ayant l’aval d’un responsable.

Le système est strict, il est basé sur un devis approuvé par le responsable, la moindre modification de ce devis annule cette approbation, alors, le cycle de confirmation doit être relancé depuis le début.

le super administrateur possède ce droit par défaut, cependant il doit activer la fonction.

Rendez-vous dans les préférences de JB Manager,
activer la fonction de validation des documents dans l’onglet facturation.

 

2> si vous souhaitez attribuer ce rôle de contrôleur à un collaborateur, (un Administrateur ou un Collaborateur, mais pas un commercial) puis, cliquez sur le cadenas, et procédez aux réglages ci-dessous :


3> Procédez à l’autorisation de validation d’un devis pour l’utilisateur sélectionné.


comment çà marche ?

Un commercial saisit un devis,
lorsqu’il a terminé, il ne peut pas l’utiliser sans demander une validation des termes de ce devis à son responsable. C’est le but.

Dans le devis le commercial va invoquer le bouton « demande de validation »

dans le pop up qui apparait, vous choisissez le contrôleur à qui vous souhaitez envoyer votre demande de validation
C’est la personne choisie qui va recevoir une demande de validation de devis par mail

ci dessous, un exemple du message reçu par le controleur,
celui-ci  regroupe toutes les informations essentielles sur la situation financière du client, le montant du devis ainsi qu’une copie PDF de ce devis.
Ce sont des éléments qui vont permettre de prendre la bonne décision sur la suite à donner.

D’un seul clic de souris vous pouvez soit valider, soit refuser la validation du devis.
Le contrôleur peut effectuer cette opération en itinérance d’où qu’il soit.

Nota important :
Vous devez noter que ce processus de validation entre en activité pour les devis clients postérieur à l’activation de la fonction.
Pour que le système tienne compte des devis émis antérieurement à l’activation du processus, vous devez d’abord les modifier, un par un, (par un changement, quel qu’il soit).


 

Comment reconnaître l’état des documents dans la liste ?

code couleur: Jaune = devis en attente de validation

code couleur: Vert = devis validé

code couleur: Rouge = devis refusé


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