Validation d’un Bon de commande fournisseur par un responsable commercial

Un nouveau module de contrôle de document des achats fait son apparition.
Dorénavant vous pouvez contrôler tout bon de commande fournisseur AVANT qu’il soit envoyé à celui-ci.

Cette validation qui est accordée en connaissance de cause, permet à un collaborateur de l’entreprise de valider sa commande d’achat par l’obtention d’un aval de la personne responsable des dépenses.
Le système est strict, il est basé sur un document approuvé, la moindre modification annule cette approbation, et le cycle de confirmation doit être relancé.

Préalables :
le super administrateur possède la fonction par défaut,
mais il doit l’activer. (reportez vous à l’article précédent)
Puis, rendez-vous dans les préférences de JB Manager, choisissez l’utilisateur à qui vous voulez attribuer ce rôle de contrôleur, (un Administrateur ou un Collaborateur, mais pas un commercial
puis, cliquez sur le cadenas, et procédez aux réglages ci-dessous :

Nota important :
Vous devez noter que ce processus de validation entre en activité pour les nouvelles  commandes fournisseurs.
Pour que le système tienne compte des commandes antérieures à l’activation du processus, vous devez d’abord les modifier, par un changement, quel qu’il soit.

 

Comment çà marche ?
Un collaborateur saisit une commande fournisseur,
lorsqu’il a terminé, il ne peut pas l’utiliser sans demander une validation des termes de cette commande à un responsable.
Pour cela il doit :
cliquer sur le bouton “Envoyer une demande de validation”
choisir le destinataire et envoyez la demande.

 

La personne désignée pour valider cette commande fournisseur, reçoit un message mail avec la copie de la commande ainsi que deux liens lui permettant de générer, d’un clic, deux actions:

Valider ou refuser
L’état des commandes est affublé d’un code de couleur identique à celui présenté pour les devis.
Le processus est identique à celui de la validation des devis clients.

Reportez-vous à l’article précédent pour les copies d’écran.

 


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