Dans cet article, nous verrons à travers un exemple concret les 4 étapes à suivre pour comptabiliser des salaires, des charges salariales et leurs règlements respectifs.

1. L’enregistrement comptable qui permet de passer du salaire brut au salaire net
2. L’enregistrement comptable du règlement des salaires
3. L’enregistrement comptable des charges patronales
4. L’enregistrement comptable des règlements des charges sociales

L’analyse des bulletins de paie (ou du journal de paie) des salariés Jean Tabou et de Delphine Elphe font ressortir les diverses cotisations salariales et patronales suivantes:

Etape 1  : Les écritures comptables pour passer du brut au net

Ces écritures correspondent à la part salariale de l’employé prélevée sur son bulletin de paie. Les libellés sont ceux de votre plan comptable

Etape 2  : L’enregistrement comptable du règlement des salaires

On suppose que les règlements des salaires s’effectuent par un ordre de virement envoyé à la banque sur lequel sont mentionnés les montants des salaires à virer à chacun des employés. A la réception de l’accusé du virement de la banque, les écritures suivantes sont enregistrées :

• Note concernant les acomptes sur salaires

Si le 5/07/2016 Jean Tabou avait demandé une avance sur son salaire de juillet (avance réglée par chèque), on aurait passé l’écriture suivante :

Dans ces conditions, le relevé de la fiche de paie de Jean Tabou aurait fait apparaître cet acompte et le Net à Payer aurait été de 1052,10. Les écritures comptables à l’enregistrement des salaires auraient été les suivantes :

Le compte 425 aura ainsi été soldé. Les écritures à la réception de l’accusé du virement de la banque deviennent :

Etape 3 : L’enregistrement comptable des charges patronales

Suivant le nombre d’ETP (Equivalent Temps Plein), les déclarations sociales se font chaque mois ou chaque trimestre. L’Urssaf et les organismes sociaux envoient par la suite les appels à cotisation.
Ces relevés reprennent en général les déclarations remplies par l’entreprise, bien que les montants ne soient pas toujours les mêmes et peuvent différer de quelques centimes dues aux erreurs d’arrondi. C’est la raison pour la quelle figurent les comptes 658 et 758 dans la liste des comptes utilisés dans l’enregistrement des salaires.

On considère ici que la déclaration est trimestrielle, en conséquence de quoi, l’entreprise recevra l’appel à cotisation en début du mois d’octobre pour le règlement des charges sociales des mois 7, 8 et 9.

En attendant de recevoir cet appel à cotisation, il faut enregistrer dans JB Manager les déclarations relatives aux parts patronales chaque mois pour que les charges de l’entreprise soient à jour chaque fin de mois.

Les écritures relatives à l’enregistrement comptables des charges patronales du mois de juillet 2016 sont les suivantes :

Etape 4 : L’enregistrement des règlements des charges sociales

Sous réserve que les salaires ne bougent pas durant le trimestre, notre déclaration devrait faire apparaître les montants suivants :

Au début du mois d’octobre, l’entreprise reçoit les relevés des charges à payer. Ces relevés sont envoyés par l’Urssaf et les autres organismes sociaux et diffèrent parfois, comme nous l’avons précisé plus haut, de quelques centimes par rapport à nos déclarations. En cas de différences importantes, il faudra reconsidérer les calculs effectués sur la déclarations de ces charges.

On suppose que les relevés reçus font apparaître les montants suivants :

Comme on le constate,  le montant comptabilisé est inférieur de 0,05 € à celui réclamé par l’Urssaf. Lors du versement à l’Urssaf, on passera ces 5 Cts d’Euro en charges diverses de gestion courante sur le compte 658.
De la même façon, on passera sur le compte 758 les 72 Cts d’Euro en tant que produit divers de gestion courante.

Les 3 écritures comptables à passer sont donc les suivantes :

• Pour le règlement de l’Urssaf

• Pour le règlement à la caisse de retraite
  

• Pour le règlement à la prévoyance