Quatre étapes pour comptabiliser les salaires

Dans cet article, nous verrons à travers un exemple concret les 4 étapes à suivre pour comptabiliser des salaires, des charges salariales et leurs règlements respectifs.

1. L’enregistrement comptable qui permet de passer du salaire brut au salaire net
2. L’enregistrement comptable du règlement des salaires
3. L’enregistrement comptable des charges patronales
4. L’enregistrement comptable des règlements des charges sociales

L’analyse des bulletins de paie (ou du journal de paie) des salariés Jean Tabou et de Delphine Elphe font ressortir les diverses cotisations salariales et patronales suivantes:

Relevé des fiches de paie – Juillet 2016
Jean Tabou Delphine Elphe Total
Salaire Brut 2000,00 1680,00 3680,00
Retenue Urssaf -Sécu. 363,90 307,04 670,94
Retenue caisse de retraite 78,00 65,52 143,52
Retenue prévoyance 6,00 5,04 11,04
Net à Payer 1552,10 1302,40 2854,50
Cotisations patronales
Charges Urssaf -Sécurité sociale 399,76 264,95 664,71
Cotisation retraite 117,00 98,28 215,28
Cotisation prévoyance 8,80 7,40 16,2

 

Etape 1  : Les écritures comptables pour passer du brut au net

Ces écritures correspondent à la part salariale de l’employé prélevée sur son bulletin de paie. Les libellés sont ceux de votre plan comptable

Journal : Opérations diverses
Date Compte Libellé Débit Crédit
Salaires – Juillet 2016
31/07/2016 6411 Salaires, appointements 3680,00
31/07/2016 431 Sécurité sociale – Urssaf 670,94
31/07/2016 4371 Caisse de retraite 143,52
31/07/2016 4372 Caisse de prévoyance 11,04
31/07/2016 4211 Jean Tabou – rémunérations dues 1552,10
31/07/2016 4212 Delphine Elphe – rémunérations dues 1302,40

Etape 2  : L’enregistrement comptable du règlement des salaires

On suppose que les règlements des salaires s’effectuent par un ordre de virement envoyé à la banque sur lequel sont mentionnés les montants des salaires à virer à chacun des employés. A la réception de l’accusé du virement de la banque, les écritures suivantes sont enregistrées :

Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Virement salaires Juillet 2016
31/07/2016 4211 Jean Tabou – rémunérations dues 1552,10
31/07/2016 4212 Delphine Elphe – rémunérations dues 1302,40
31/07/2016 512 Banque 2884,50

 

  • Note concernant les acomptes sur salaires

Si le 5/07/2016 Jean Tabou avait demandé une avance sur son salaire de juillet (avance réglée par chèque), on aurait passé l’écriture suivante :

Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Chèque avance salaire Jean Tabou
05/07/2016 425 Jean Tabou – avances  et acomptes 500,00
05/07/2016 512 Banque 500,00

Dans ces conditions, le relevé de la fiche de paie de Jean Tabou aurait fait apparaître cet acompte et le Net à Payer aurait été de 1052,10. Les écritures comptables à l’enregistrement des salaires auraient été les suivantes :

Journal : Opérations diverses
Date Compte Libellé Débit Crédit
Salaires – juillet 2016
31/07/2016 6411 Salaires, appointements 3680,00
31/07/2016 431 Sécurité sociale – Urssaf 670,94
31/07/2016 4371 Caisse de retraite 143,52
31/07/2016 4372 Caisse de prévoyance 11,04
31/07/2016 4211 Jean Tabou – rémunérations dues 1052,10
31/07/2015 425 Jean Tabou – avances  et acomptes 500,00
31/07/2016 4212 Delphine Elphe – rémunérations dues 1302,40

Le compte 425 aura ainsi été soldé. Les écritures à la réception de l’accusé du virement de la banque deviennent :

Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Virement salaires juillet 2016
31/07/2016 4211 Jean Tabou – rémunérations dues 1052,10
31/07/2016 4212 Delphine Elphe – rémunérations dues 1302,40
31/07/2016 512 Banque 2384,50

Etape 3 : L’enregistrement comptable des charges patronales

Suivant le nombre d’ETP (Equivalent Temps Plein), les déclarations sociales se font chaque mois ou chaque trimestre. L’Urssaf et les organismes sociaux envoient par la suite les appels à cotisation.
Ces relevés reprennent en général les déclarations remplies par l’entreprise, bien que les montants ne soient pas toujours les mêmes et peuvent différer de quelques centimes dues aux erreurs d’arrondi. C’est la raison pour la quelle figurent les comptes 658 et 758 dans la liste des comptes utilisés dans l’enregistrement des salaires.

On considère ici que la déclaration est trimestrielle, en conséquence de quoi, l’entreprise recevra l’appel à cotisation en début du mois d’octobre pour le règlement des charges sociales des mois 7, 8 et 9.

En attendant de recevoir cet appel à cotisation, il faut enregistrer dans JB Manager les déclarations relatives aux parts patronales chaque mois pour que les charges de l’entreprise soient à jour chaque fin de mois.

Les écritures relatives à l’enregistrement comptables des charges patronales du mois de juillet 2016 sont les suivantes :

Journal : Opérations diverses
Date Compte Libellé Débit Crédit
31/07/2016 6451 Charges Urssaf – Sécurité sociale 664,71
31/07/2016 431 Sécurité sociale – Urssaf 664,71
31/07/2016 6452 Cotisations aux mutuelles 16,20
 31/07/2016 4372 Caisse de prévoyance 16,20
 31/07/2016 6453 Cotisations aux caisses de retraites 215,28
 31/07/2016 4371 Caisse de retraite 215,28

Etape 4 : L’enregistrement des règlements des charges sociales

Sous réserve que les salaires ne bougent pas durant le trimestre, notre déclaration devrait faire apparaître les montants suivants :

Relevé des cotisations du 3ème trimestre 2016
Mensuel Trimestriel
Retenues sur salaires
Retenue Urssaf -Sécu. 670,94 2012,82
Retenue caisse de retraite 143,52 430,56
Retenue prévoyance 11,04 33,12
Net à Payer 1552,10 1302,40
Cotisations patronales
Urssaf -Sécurité sociale 664,71 1994,13
Cotisation retraite 215,28 645,84
Cotisation prévoyance 16,20 48,60
Cumul à reverser
Urssaf -Sécurité sociale 1335,65 4006,95
Cotisation retraite 358,80 1076,40
Cotisation prévoyance 27,24 81,72

Au début du mois d’octobre, l’entreprise reçoit les relevés des charges à payer. Ces relevés sont envoyés par l’Urssaf et les autres organismes sociaux et diffèrent parfois, comme nous l’avons précisé plus haut, de quelques centimes par rapport à nos déclarations. En cas de différences importantes, il faudra reconsidérer les calculs effectués sur la déclarations de ces charges.

On suppose que les relevés reçus font apparaître les montants suivants :

Relevés Urssaf et autres organismes sociaux
Relevé Comptabilisé Ecart
Urssaf -Sécurité sociale 4007,00 4006,95 -0,05
Cotisation retraite 1076,40 1076,40 0,00
Cotisation prévoyance 81,00 81,72 +0,72

Comme on le constate,  le montant comptabilisé est inférieur de 0,05 € à celui réclamé par l’Urssaf. Lors du versement à l’Urssaf, on passera ces 5 Cts d’Euro en charges diverses de gestion courante sur le compte 658.
De la même façon, on passera sur le compte 758 les 72 Cts d’Euro en tant que produit divers de gestion courante.

Les 3 écritures comptables à passer sont donc les suivantes :

  • Pour le règlement de l’Urssaf
Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Chèque Urssaf  – 3ème Trimestre
15/10/2016 431 Urssaf -Sécurité sociale 4006,95
15/10/2016 658 Charges diverses de gestion courante 0,05
15/10/2016 512 Banque 4007,00
  • Pour le règlement à la caisse de retraite
Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Chèque Caisse de retraite  – 3ème Trimestre
15/10/2016 4371 Caisse de retraite 1076,40
15/10/2016 512 Banque 1076,40
  • Pour le règlement à la prévoyance
Journal : Banque
Date Compte Libellé Débit Crédit
Chèque Caisse de prévoyance  – 3ème Trimestre
15/10/2016 4372 Caisse de prévoyance 81,72
15/10/2016 758 Produits divers de gestion courante 0,72
15/10/2016 512 Banque 81,00

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