L’importation des produits et des contacts

Le module d’importation de JB Manager a été simplifié.

Ce module vous permet d’importer vos produits et vos contacts pour un démarrage de l’application, mais il sert également à l’importation d’une liste permettant une mise à jour des données existantes.
Nous vous proposons le mode d’emploi qui suit.

Commençons par l’exemple de l’importation des produits et services.

Dans JB Manager, on peut, bien entendu, saisir manuellement les fiches pour les produits ou les services que l’on vend.
Cela est envisageable dans les cas de figure suivants:
La liste de vos produits est courte.
Vos produits utilisent une nomenclature, c’est à dire qu’un produit est un assemblage d’autres produits ou services.
Vos produits utilisent des unités ou des conditionnements particuliers, parallèlement avec le module de conversions d’unité.

Dans tous les autres cas vous pouvez, et mieux, nous vous recommandons d’utiliser le module d’importation.

Ce module d’importation se trouve dans les préférences de JB Manager. Vous y trouverez entre autre, le modèle Contacts et le modèle Produits, c’est ce dernier que nous allons utiliser pour cette démonstration..

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Si vous cliquez sur le lien « Télécharger le modèle… » et que vous l’ouvrez, vous obtiendrez le tableau suivant :

Ce tableau est très large en terme de colonnes, car il comprend presque toutes les rubriques contenues dans la fiche de renseignement d’un produit.

Cependant vous pouvez ne pas remplir toutes les rubriques mais seulement l’essentiel comme:

la référence; la désignation; le prix de vente; le taux de TVA; l’unité de vente; la quantité en stock; le CUMP (prix de revient si vous le connaissez); produit géré en stock (oui ou non); le fournisseur; le prix d’achat
les autres informations peuvent être renseignées ultérieurement.

Pour utiliser ce modèle, nous vous recommandons d’effectuer les opérations suivantes :

1> dupliquer le modèle (pour conserver les explications) et supprimer le contenu vertical à partir de la ligne 2 à la ligne 32

2> saisissez les informations vitales dans les colonnes

3> assurez vous que les données du tableau sont au format « Standard Excel »

3> supprimez chaque colonne qui reste vide de données

4> enregistrez votre document en lui donnant un nom explicite et placez le sur le bureau de votre PC

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Maintenant, procédons à l’importation des données :

Lorsque votre liste de produits à importer est prête, vous pouvez passer à l’importation.

Cette liste comprend 16 colonnes remplies de A à P, la ligne 1 comprend les titres des colonnes.

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Lorsque le fichier localisé est importé voici ce que l’on voit:

A part les deux premières colonnes à gauche, toutes les autres données ne correspondent pas aux titres des colonnes dans JB Manager.
Il faut donc régler la correspondance en utilisant le menu et en cliquant sur la flèche

Effectuez cette manipulation pour chacune des colonnes, utilisez l’ascenseur horizontal pour visualiser les données à droite.
Vous devez compter les colonnes qui doivent être au nombre de 16 dans notre exemple.

 

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton importer … et à vérifier que l’importation s’est bien passée.

Notez que vous pouvez utiliser l’importation pour mettre à jour des données comme par exemple le CUMP ou une désignation ou ajouter une description manquante.


Poursuivons avec l’importation de vos contacts.

Les contacts sont composés de trois catégories:
> Les Prospects
> Les Clients
> Les Fournisseurs
Vous pouvez remplir chaque fiche contact à la main, particulièrement si la liste est courte.
Pour gagner un temps précieux, vous pouvez vous servir du module d’importation qui va remplir votre base à partir d’un fichier tableur Excel ou autre.
Le principe est le même que celui que nous venons de voir avec les produits
Quelques petites particularités cependant sont à prendre en considération.

Téléchargez le modèle que nous vous proposons, l’avantage de ce modèle est qu’il comprend quasiment tous les champs de la fiche signalétique.

Alors, vous pouvez choisir les données que vous souhaitez dans vos fiches contacts, mais gardez en mémoire, le fait que plus vous serez précis, plus vous saisirez d’information et plus vous aurez de statistiques précises et utiles pour piloter votre relation avec vos clients, prospects et fournisseurs.

Commençons avec la liste selon le modèle fourni.

Le modèle contact original JB Manager

La largeur du tableau est étendue , elle comprend 39 colonnes que vous pouvez remplir en totalité ou non.

Pour l’exemple nous vous proposons ce tableau modifié avec les informations qui nous semblent les plus pertinentes, encore une fois, ceci est un choix qui vous appartient.

le début de la liste
la fin de la liste

A présent vous pouvez cliquer sur le bouton « Importer » ainsi votre base de contacts va se constituer sans aucun effort.

Vous pourrez utiliser, par la suite, la même méthode pour effectuer des mises à jour d’informations sur des contacts existants ou pour ajouter des prospects à votre base.

Notez les remarques suivantes:

Tous les titres de colonnes du fichier Excel et de la base JB Manager correspondent parfaitement grâce au menu de liaison (vu dans l’exemple des produits) .
Ainsi vous êtes assurés qu’il n’y aura aucune erreur de destination pour vos données .

S’il y a 2 lignes pour un même client ou un même fournisseur, cela signifie que nous avons renseigné les contacts d’une même entreprise avec lesquels nous travaillons.

Certaines informations sont obligatoires:
Le numéro intracommunautaire pour la France
Le code ICE pour le Maroc

Le numéro du compte tiers est un numéro comptable pour lequel le logiciel place un numéro incrémental automatique. Mais si vous avez un numéro comptable existant vous pouvez remplir la colonne avec le numéro comptable existant sur vos livres et correspondant au client ou au fournisseur selon le cas.


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