L’importation des contacts

Pour utiliser JB Manager, gestion commerciale, il vous faut un ingrédient essentiel; ce sont les contacts avec lesquels vous allez travailler.


Les contacts sont composés de vos clients, de vos fournisseurs et éventuellement de vos prospects.

Bien entendu, vous pouvez saisir chaque fiche contact manuellement, une à une.
Mais, vous pouvez également importer les clients, les fournisseurs, les prospects en le important dans votre base de données, particulièrement si vous en avez un grand nombre.

Une autre fonctionnalité consiste à mettre à jour une liste existante avec laquelle vous travaillez.
Par exemple pour apporter des modifications sur des données manquantes ou ayant changé dans le temps.

Pour importer vos contacts, rendez-vous dans les préférences de JB Manager,
choisissez Gestion des données dans la colonne gauche et « Contacts » dans celle de droite.

Pour importer vos contacts, vous devez préparer un fichier au format Excel.
C’est ce fichier que vous importerez dans la base de données.

Nous mettons à votre disposition un fichier exemple au format Excel, qui comprend des colonnes pré établies pour JB Manager.
Vous pouvez le télécharger, vous en inspirer, ou le remplir avec vos données.
Ou bien,
Vous pouvez utiliser votre propre fichier avec les colonnes de votre choix (en rapport avec les informations que l’on doit avoir pour des clients ou fournisseurs, bien entendu)
Si vous utilisez votre format de colonnes, nous vous recommandons de créer un fichier séparé pour les clients, un pour les fournisseurs et un pour les prospects éventuellement.

NOTA important :
Nous recommandons d’ajouter dans votre fichier, en première colonne le « TYPE » qui va déterminer s’il s’agit :

  1. d’un client
  2. d’un fournisseur
  3. d’un prospect

Lorsque vous êtes prêts pour importer, cliquez sur le bouton « Importer » (des contacts, voir imge plus haut)

Dans la fenêtre, montrez à JB Manager le chemin pour accéder à votre fichier.

Il en résulte le placement de vos données.

Mais par forcément dans le bon ordre !

Il convient maintenant de faire correspondre vos colonnes avec celles de JB Manager, afin que les données soient en corrélation. (Voir l’image suivante)

Observons ce tableau :

En première ligne vous trouvez le nom des champs inclus dans la fiche contact de JB Manager.
En deuxième ligne vous trouvez les colonnes de votre propre fichier
Chaque champ de la première ligne est un menu dans lequel vous allez chercher à faire correspondre les entêtes de colonnes avec celles de votre propre fichier.
Lorsque les données sont cohérentes, cliquez sur le bouton Importer en haut à droite.
Et voilà!

Quelques remarques pour finir :

  • Si vous ne spécifiez pas la colonne « Type » , alors, tous les contacts de votre liste iront automatiquement dans les clients.
  • Vous ne pouvez pas avoir deux colonnes qui portent le même nom
  • Plus vous indiquerez de détails, plus votre fiche contact sera renseignée.
  • Le nombre de colonnes import généré sera équivalent aux nombres de colonnes disponibles dans votre fichier
  • Si vous avez oublié une colonne de données importantes, vous pouvez ajouter cette colonne sur votre fichier Excel, pour le ré importer, JB Manager fera la mise à jour dans la fiche contact.

Laisser un commentaire