Le nouveau module de gestion des importations et du calcul des prix de revient.

Nous avons le plaisir de vous présenter la nouvelle version (2.0), du module de calcul des frais liés à l’importation des marchandises.
Ce module, optionnel, est à présent un outil professionnel, complet, très évolué, initié à la demande de nos clients « Grands Comptes » qui procèdent à l’importation de produits venant de l’étranger de manière récurrente.
Ce module a sa place dans un « service import » intégré à l’entreprise, gérant les importations et utilisant JB Manager gestion commerciale.

Nous vous proposons de suivre un exemple d’importation de marchandises au cours duquel vous suivrez la saisie des différents frais, l’évolution du coefficient d’approche, jusqu’au calcul automatisé des prix de revient de la marchandise rendue en stock.


Démonstration par l’exemple : suivi d’une commande passée à un fournisseur étranger, du dédouanement jusqu’au stock de l’entreprise.

Avertissement:
Veuillez noter, que ce qui suit, n’est pas un manuel sur les règles d’importation, mais, une démonstration, sur les procédures à suivre pour l’utilisation du module, dans JB Manager Gestion Commerciale.
De ce fait, les termes utilisés, ainsi que les procédures douanières, doivent être connues du lecteur.
Ce module s’adresse à toute personne compétente, en charge du suivi et des calculs des coûts des importations étrangères, dans l’entreprise.

Sachez enfin, que pour une utilisation efficiente, nous recommandons de souscrire, sous forme de prestation, une assistance à la mise en place de ce module suivie d’une formation à son utilisation.

1 – Les paramètres de la commande (exemple d’importation à retrouver dans la base démonstration)

La commande (BC19004) dont nous allons vous parler, à fait l’objet d’un contrat d’achat avec un fournisseur étranger avec lequel l’entreprise commerce.
Elle est confirmée par :
> une facture Proforma, (venant du fournisseur), reprenant :
> les incoterms, dans notre exemple, ce sera CIF (Coût, Assurance, et Frêt)
> la nature de la marchandise, les quantités expédiées en terme d’unité
> le prix unitaire, le prix total, la remise, ou l’escompte éventuel.
> Le poids, la liste de colisage de la marchandise
> les conditions de règlement convenues, ici ce sera : remise documentaire à 60 jours (ce qui signifie qu’il y aura des intérêts bancaires à payer).

2 – La création du bon de réception, puis du dossier import

La marchandise voyage par mer, du port de Marseille vers le port de Casablanca. Le navire étant arrivée à destination, nous commençons par regrouper tous les documents pour que le transitaire puisse établir la déclaration douanière.

Puis dans JB Manager :
a> on transforme le bon de commande en bon de réception fournisseur
b> dans le bon de réception, on invoque le menu « Opérations »
et l’on choisit « Créer un dossier import »

Que vous procédiez vous-mêmes au dédouanement ou que vous faites appel aux services d’un transitaire, le dossier de dédouanement comprendra obligatoirement les documents suivants:
> La facture du fournisseur
> La liste de colisage
> La facture du transporteur (s’il y a lieu)
> Le certificat d’assurance (peut être souscrit par le transporteur)
> L’engagement d’importation
> La DUM
> Le moyen de paiement de la douane (Chèque ou OC à terme)
> La fiche de liquidation des douanes
> La quittance des douanes
> Un chèque, (pour la douane) représentant les intérêts de délai de paiement dans le cas ou vous utiliseriez les OC à terme.
(La TVA sera récupérée sur les droits de douane et les intérêts de paiement à terme)

Nous avons prévu, dans le bon de réception, une liste de contrôle pré établie, vérifiée par l’utilisateur. Ceci afin de vous assurer qu’aucun document ne manque à l’appel. Cette liste est disponible via le menu
« Modifier » >> les informations d’arrivage.

La saisie des frais afférents à cette importation sera réalisée par la personne habilitée (et compétente) du service import intégré à l’entreprise.
La déclaration douanière, les opérations de transit, seront assurées par un homme de l’art, intégré, ou indépendant à l’entreprise, un transitaire qualifié, qui produira (éventuellement) une facture détaillée des frais engagés auprès des services douaniers, plus ses propres prestations s’il y a lieu.

Cliquez sur le bouton « Dossier d’importation » pour l’ouvrir


Le dossier import relatif au bon de réception BR19006 est maintenant ouvert devant vous, il comprend 3 zones que nous allons détailler


2b – La zone 1 du dossier d’importation

La zone 1 est pré-remplie:
> Par un N° de dossier inséré automatiquement par le système.
Vous pouvez utiliser ce N° tel quel ou le remplacer par le votre lorsqu’il sera défini.
> Sélectionner l’incoterm utilisé dans la liste déroulante.
> Saisissez le cours de la devise à la date du jour
> La conversion en Dirhams est automatique

Le Coefficient provisoire et le cours de devise provisoire:
Ces données sont saisissables par l’utilisateur, éventuellement.
Elles vous permettent de calculer le prix de revient par expérience et par anticipation, sans attendre les valeurs réelles du dédouanement.

Les coefficients suivants sont calculés automatiquement, selon la formule indiquée, en fonction de vos entrées des frais, en ZONE 2


2c – La zone 2 du dossier import concerne la saisie des frais comptabilisés via le dédouanement, suivi des frais annexes, pour cette importation.

Il convient maintenant de saisir les frais payés aux douanes, aux transporteurs, aux banques , etc… au fur et à mesure de la réception des informations ou à la lecture de la facture détaillée apurée que vous avez en mains.
Cependant, dans le cas où ces informations ne sont pas encore disponibles, rien ne nous empêche, comme expliqué dans le chapitre précédent, de saisir des valeurs estimées,en Zone 1, basées sur l’expérience de cas similaires.

Vous pouvez ainsi compléter les champs :
K PROVISOIRE
COURS DE DEVISE PROVISOIRE
Par des valeurs de votre choix.

Noter que, ce sont ces valeurs, saisies manuellement, qui seront considérées comme prioritaires pour le calcul du PR.
Lorsque vous aurez toutes les données des frais réels engagés, alors vous pourrez clôturer le dossier, le CUMP réel sera alors inséré dans les fiches produits, les valeurs provisoires resterons uniquement pour mémoire.

Zone 1 avec les coefficients provisoires

3 – La saisie des frais comptabilisés au cours de l’opération de dédouanement :

Ces frais sont justifiés par des factures, des documents, inhérents au dédouanement proprement dit et fournis par l’administration des douanes, pour une part puis par le transitaire, et le transporteur s’il y a lieu..
Dans cette section, il ne sera pas tenu compte des frais bancaires éventuels qui seront comptabilisés à part dans un compte comptable spécifique. qui apparait au bilan.
De ce fait les frais bancaires, les frais de transporteur local, les imprévus seront enregistrés séparément dans la section :
 » FRAIS ANNEXES AU DÉDOUANEMENT « .
Car pour la justesse du calcul, nous devons tenir compte de ces frais induits

La saisie des frais comptabilisés au cours du dédouanement :

Pour entrer les données d’un frais, on invoque le bouton « Opérations » >> Ajouter un frais puis on procède à la saisie des écritures.

La saisie du premier frais

Remarquez l’ajout du frais « Prestation du transitaire » qui est maintenant ajouté au dossier.

Le frais tel qu’il apparait dans la zone 2

La société de transit s’étant occupée du dossier en intégralité , au vu de sa facture détaillée nous procédons à la saisie des frais engagés pour le dédouanement de cette marchandise

Les frais de dédouanement représentent un montant de : 13 500 DH HT
Le montant des achats (Euros) multiplié par le change à la date de la DUM est de : 135 775 DH

Nous obtenons les coefficients K suivants:

K approche comptable :
(ACHAT * Change) + FRAIS / ACHAT = = 12.6836

Le K approche comptable représente le « coefficient matière » de l’importation, c’est à dire, contrôlable immédiatement, en rapport avec le dossier des douanes qui reprend tous les justificatifs des frais et dépenses engagées.
Il est fort probable que ce ne soit pas le coefficient réel de l’importation, car comme vous allez le voir, Il peut y avoir des frais induits qui ne sont pas comptabilisés directement avec les frais de dédouanement.
Mais, ces frais annexes existent bel et bien, ils sont comptabilisés à part des frais de dédouanement proprement dits.
Il faut donc en tenir compte, voyons comment plus bas.

Les frais divers (liés à l’importation)

1> Le transport (local) de la marchandise,
du port ou de l’aéroport vers le dépôt de l’entreprise.
La prestation peut être fournie par un service extérieur selon facture.
Le transport peut être également assuré par le service de transport interne à l’entreprise. Dans ce cas il n’y aura pas de facture d’un prestataire extérieur, mais, il serait bon de saisir une estimation chiffrée et enregistrée, des coûts engagés.

2> Les frais bancaires,
ils sont comptabilisés dans un compte comptable (frais et commissions sur service bancaires) spécifique lié à la classe 6; mais on ne les voit pas dans les frais de dédouanement.
Il convient d’en relever le montant et de l’intégrer dans la section
« Frais annexes de dédouanement ».

3> Les frais de refinancement,
il est possible que l’entreprise décide de refinancer une nouvelle échéance de règlement de la facture fournisseur auprès de sa banque.
Dans cette condition, il y a des charges d’intérêt financiers qui sont imputés dans un compte comptable correspondant, non visibles dans le dossier import, il faut donc l’intégrer dans la rubrique des frais divers.

4> La section Frais annexes de dédouanement est dévolue aux frais financiers bancaires divers. Les trois rubriques disponibles sont libres pour saisir ces frais prévus ou non.

Nous avons saisie certaines valeurs dans notre exemple. voir l’image ci-dessous.


Ce qui nous amène, vers le coefficient K (calcul des prix de revient)
Vous remarquerez (en zone bleue) qu’il y a trois coefficients K bien distincts.

> K COMPTABLE
Il est obtenu par rapport à la facture du fournisseur, en devises, augmentée du taux de change ( DUM, au moment du dédouanement, ) plus les frais relatifs au dédouanement proprement dit, selon factures transitaire et quittance des douanes. Ce coefficient est indicatif, car il ne tient pas compte des frais annexes engagés s’il y a lieu)

> K PRIX REVIENT
Ce coefficient tient compte cette fois
des « Frais annexes au dédouanement » + de l’ajout éventuel d’un coefficient de sécurité exprimé en %
Il s’agit du coefficient réel permettant de calculer vos prix de revient pour cette importation.

> K PRIX REVIENT MEI (marge d’exploitation incluse)
Ce coefficient tient compte du K PRIX REVIENT augmenté des frais d’exploitation de l’entreprise, qui doivent être connus par l’opérateur.
Pour quel usage ?
Il s’agit d’une sécurité par rapport au prix de vente de la marchandise utilisés par les commerciaux.
Par exemple,
si les frais d’exploitation pour une entreprise LAMBDA sont connus, ils représentent une moyenne de 15% du CA, le simple fait de saisir cette valeur dans la case prévue à cet effet augmentera le K REVIENT de 15% et donnera le K REVIENT MEI.
Ce qui veut dire, que si les commerciaux de l’entreprise vendent cette marchandise avec ce KPR (MEI), l’entreprise ne perdra pas d’argent, mais elle n’en gagnera pas non plus, c’est la marge bénéficiaire nulle.

les différents coefficients (en zone bleue)

Laisser un commentaire