Gérez vos frais généraux avec le module de comptabilité

Module comptabilité - JB ManagerLa gestion commerciale JB Manager en version Classique  ou Full peut être enrichie d’un module de comptabilité qui intègre des fonctionnalités classiques attendues dans ce type de module, mais également des outils spécifiques destinés à l’utilisateur néophyte qui permettent de  générer des écritures justes sans ouvrir un journal comptable… Dans cet article nous nous intéressons tout d’abord à la gestion des charges de l’entreprise, par ex : eau et électricité, déplacements, salaires, etc.

Gérer les frais généraux avec le module comptabilité de JB Manager

La gestion des frais de l’entreprise se trouve sous le menu Comptabilité > Charges.
Ce menu affiche une liste des dépenses liées au fonctionnement de l’entreprise, ou frais généraux de l’entreprise. A la différence des achats de  matières premières ou de marchandises dont l’objectif est la fabrication puis la vente ou directement la revente, ces frais ne sont pas directement liés au chiffre d’affaire réalisé.

Liste des dépenses de l’entreprise

Nouvelle dépense

Les frais courants de l’entreprise comme les factures d’eau et d’électricité, les frais de déplacement, les loyers etc. peuvent être enregistrés en cliquant sur le bouton NOUVEAU puis sur NOUVELLE DEPENSE.

Pour référencer correctement une charge, munissez vous de la facture au format numérique que vous avez reçue. Ajouter-la comme pièce jointe (PDF ou image – un scan au format JPEG ou PNG fait parfaitement l’affaire) et renseignez votre libellé, référence, descriptif éventuel ainsi que la date de la facture et le montant TTC (colonne 2) Vous pouvez sélectionner le mois de valeur correspondant à la facture.

Nouvelle dépense – colonne 1
Nouvelle dépense – colonne 2

Ventilation des lignes de facture

Il vous faudra ensuite ventiler le détail de la facture par compte en indiquant le montant HT et le taux de TVA et en sélectionnant le bon compte d’imputation dans la liste déroulante.

Ex de ventilation d’une facture téléphonique

Notez que les libellés des comptes d’imputation sont modifiables dans les Paramètres du module Comptabilité : rendez-vous dans l’onglet Plan Comptable et éditez les comptes correspondant en leur attribuant un libellé plus clair ; n’hésitez pas à demander à votre comptable les comptes de charges couramment utilisés pour votre entreprise afin d’en personnaliser le libellé.

Paiement de la dépense

Le paiement de la dépense est possible une fois qu’une dépense est enregistrée.

Cliquez sur la dépense pour en afficher le détail, puis cliquez sur le bouton Saisir un règlement.

Une nouvelle fenêtre vous permet alors de référencer le règlement par lequel vous avez payé la facture reçue. Ce règlement est comptabilisé immédiatement avec la facture. Les écritures générées correspondent exactement à ce que vous aurez renseigné.

Autres types de frais

Certaines dépenses ne sont pas liées à un fournisseur mais à l’état (paiement des impôts) ou à un organisme social (cotisations sociales, mutuelle) . Lorsque vous enregistrez une dépense de ce genre dans JB Manager, veillez à sélectionner le bon « type » dans le menu premier menu déroulant afin que votre dépense soit ventilée comme il faut dans vos journaux comptables.

Si dans ce menu déroulant votre choix se porte sur « Autre », votre dépense sera enregistrée dans le compte d’attente de votre plan comptable et vous devrez ajouter manuellement l’écriture comptable correspondant à cette dépense afin de solder ce compte d’attente. Pour cela, rendez-vous dans le journal des opérations diverses et ajoutez l’écriture comptable en cliquant sur le bouton « nouvelle écriture ». Attention, cette opération nécessite une bonne connaissance de la comptabilité.

Nouvelle charge de paie

JB Manager n’est pas un logiciel de gestion de la paie des employés. Néanmoins, pour que le montant total de vos charges prenne bien en compte la paie de vos employés et pour faciliter le renseignement de celle-ci, un outil spécifique est proposé dans les frais généraux.

Il vous permet de créer une nouvelle charge correspondant à la paie de tous vos employés. Cet outil permet de renseigner le salaire brut et la part salariale des différentes retenues (cotisations sociales, impôts, mutuelles, etc.)  Pour utiliser cet outil, rendez-vous dans les Paramètres de la Comptabilité, puis cliquez sur Paramétrage de la paie.

Vous pouvez ajouter comme paramètres les comptes d’imputation, le libellé et le montant correspondant.

Ex. de paramètres de paie pour le Maroc

Une fois votre paie paramétrée, rendez-vous à nouveau dans le menu Comptabilité > Charges puis cliquer sur le bouton NOUVEAU > NOUVELLE CHARGE DE PAIE

Les lignes que vous aurez enregistrées dans les paramètres seront alors automatiquement renseignées dans votre nouvelle dépense, et vous pourrez en  modifier le montant si nécessaire.

Règlement du salaire Net

Une fois le(s) règlement(s) correspondant au salaire net enregistré(s), la pièce est classée comme réglée.

La part salariale des cotisations est enregistrée dans le compte d’attente de votre plan comptable, en attente du règlement de ces cotisations, qui peut être mensuel ou trimestriel, et qui inclura bien sur la part patronale.

Pour en savoir plus sur la façon dont la paie doit être gérée en comptabilité, n’hésitez pas à consulter les articles suivants :

Testez la comptabilité

Pour tester ces fonctionnalités, rendez-vous sur le site de démonstration de JB Manager
Vous désirez recevoir des précisions sur les charges ? N’hésitez pas à demander de l’aide en contactant le support de JB Manager par email ou par téléphone.
Pour en savoir plus sur les autres fonctionnalités du module de comptabilité, rendez-vous sur cette page.


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