Bien comprendre comment votre stock de marchandise est géré par les documents des ventes et des achats.

Dans ce qui suit, nous ne considérons que les produits dont le statut est « géré en stock ».

1 – Principe de fonctionnement
Les documents de ventes et les documents d’achats qui influencent votre stock sont les suivants :

  • Les bons de livraison client
  • Les bons de retour vers le stock
  • Les bons de réception fournisseur
  • Les bons de retour vers le fournisseur

Chaque fois que vous créez un de ces documents, JB Manager génère un mouvement de stock que vous pouvez visualiser, pour chaque produit, dans l’onglet « mouvements » de la fiche Produit

  • Attention : Les factures n’impactent pas le stock des produits car il s’agit d’un document financier. C’est-à-dire que la création d’une facture ne génère aucun mouvement de stock.

2 – Le cycle de vente
On peut considérer qu’il y a un cycle de vente « standard » :

  • Émission d’un Devis vers le client
  • Confirmation de la commande par la création d’un Accusé de commande client
  • Création d’un ou plusieurs Bon(s) de livraison relatifs à la commande,
  • Création d’une facture brouillon, puis confirmation de la facture finale
  • Comptabilisation de la facture finale ( les principaux champs qu’elle contient ne peuvent plus être modifiés )

Si les étapes précédentes ne sont pas respectées, on dira que le cycle de vente est « non standard », évidemment pour des produits gérés en stock.
Lorsque vous émettez une facture sans avoir au préalable émis un Bon de livraison, vous êtes dans un cycle de vente « non standard »

Cas du cycle de vente « standard » :
Durant ce cycle de vente, le stock sera mouvementé sous réserve que la quantité requise dans le Bon de livraison soit disponible en stock.
Si cette quantité n’est pas disponible, un message apparaît, vous indiquant que la livraison ne peut aboutir faute de disponibilité des produits .

Dans ce cas le Bon de livraison ne sera pas créé et aucun mouvement ne sera généré.
Vous devrez donc approvisionner votre stock par une commande fournisseur avant de continuer votre cycle.

Cas du cycle de vente « non standard » dans le cas où vous émettez directement une facture sans avoir, au préalable, émis de Bon de livraison.

La procédure est la suivante :
1 – Vous émettez une facture brouillon
2 – Vous transformez cette facture brouillon en facture finale.

Dans le cas où un ou plusieurs produits gérés en stock ne seraient pas disponibles, vous serez averti par message que le stock de ces produits est insuffisant.
La facture finale sera malgré tout enregistrée, mais le stock ne sera pas impacté, c’est-à-dire qu’aucun mouvement de stock ne sera généré.

L’intérêt de cette procédure est que vous pouvez produire une facture finale à un client contenant des produits gérés en stock mais non disponible.
Lorsque le produit sera disponible en stock, vous pourrez générer un Bon de livraison à partir de cette facture finale et régulariser ainsi votre stock.

Attention, dès que le Bon de livraison sera généré, les quantités des produits figurant sur la facture ne seront plus modifiables.

Vous évitez ainsi l’apparition de « stocks négatifs ».

Le multi-dépôts
Si vous avez plusieurs dépôts de marchandises, une fenêtre pop-up vous demandera de choisir le dépôt que vous souhaitez débiter.

En pratique, comment ceci se traduit-il lors d’une saisie de facture:

Lorsque vous confirmerez une facture « brouillon » en facture « finale » vous obtiendrez ce message bien visible vous rappelant que votre stock ne sera pas défalqué
La facture « finale » vous rappelle la situation de votre stock qui n’est toujours pas impacté.
Dans le menu opération vous pouvez, à tout moment décider démettre votre bon de livraison afin de régulariser le stock.

Si votre stock est suffisant, vous pourrez confirmer le bon de livraison avec les quantités facturées.

Si votre stock est insuffisant par rapport à la quantité demandée, vous ne pourrez pas créer le bon de livraison.

Pour générer le bon de livraison vous devrez approvisionner votre stock avec les quantités suffisantes à livrer.

FIN


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