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Achats

Mon document a disparu ! eh bien, retrouvez sa trace…

Il arrive que des clients nous appellent pour nous signaler qu’un bon de commande ou une facture brouillon ou un devis ont disparu de leur base de données.

Comme il est pratique de désigner un coupable, nous vous donnons la possibilité de visualiser ce qui s’est réellement passé et qui en est responsable.
Cette fonctionnalité est accessible à tous les utilisateurs du compte.
L’administrateur peut donner l’accès ou le masquer, comme il le souhaite.

Les informations sont en lecture seule. Il n’y a aucune possibilité d’effacement des données.

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Créer une demande de prix fournisseur

Vous souhaitez demander le prix d’un ou plusieurs produits à un fournisseur, trois possibilités s’offrent à vous :

  1. Depuis un contact
    Choisissez un fournisseur à qui vous souhaitez demander un prix :  Depuis le menu principal “contact” sélectionnez le sous-menu “fournisseur” puis la fiche du fournisseur qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton  “Ajouter un document” et sélectionnez “demande de prix”.
  2. Depuis le menu Achats
    Cliquez sur le sous-menu “Devis” puis sur le bouton “Nouveau”. Vous avez la possibilité de créer soit une demande de prix soit un devis. Choisissez la première option.
  3. Depuis un projet
    Ouvrez le projet concerné puis cliquez sur le bouton “Ajouter un document fournisseur” et sélectionnez “Demande de prix”.

Renseignez les informations liées à la demande de prix : fournisseur, date, projet si nécessaire, référence. Vous pouvez ensuite renseigner les produits qui vous intéressent. Une fois la demande de prix enregistrée, vous pouvez l’envoyer par email ou par courrier en cliquant sur le bouton “Envoyer”. La demande de prix une fois classée comme étant envoyée peut être transformée en devis.

Référencer un devis fournisseur

Vous souhaitez référencer un devis fournisseur, quatre possibilités s’offrent à vous :

  1. Depuis un contact
    Choisissez un fournisseur dont vous souhaitez référencer le devis :  Depuis le menu principal “contact” sélectionnez le sous-menu “fournisseur” puis la fiche du fournisseur qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton  “Ajouter un document” et sélectionnez “devis”.
  2. Depuis le menu Achats
    Cliquez sur le sous-menu “Devis” puis sur le bouton “Nouveau”. Vous avez la possibilité de créer soit une demande de devis soit un devis. Choisissez l’’option “Devis”.
  3. Depuis un projet
    Ouvrez le projet concerné puis cliquez sur le bouton “Ajouter un document fournisseur” et sélectionnez “Devis”.
  4. Depuis une demande de prix fournisseur
    Une fois que vous avez envoyé une demande de prix à un fournisseur, vous pouvez transformer cette demande de prix en devis. Pour cela ouvrez la demande de prix qui vous intéresse et cliquez sur le bouton “Transformer la demande de prix”.

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Créer un bon de commande fournisseur

Vous souhaitez créer un bon de commande à destination d’un fournisseur, quatre possibilités s’offrent à vous :

  1. Depuis un contact
    Choisissez le fournisseur à qui vous souhaitez envoyer un bon de commande :  Depuis le menu principal “contact” sélectionnez le sous-menu “fournisseur” puis la fiche du fournisseur qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton  “Ajouter un document” et sélectionnez “Commande”.
  2. Depuis le menu Achats
    Cliquez sur le sous-menu “Commandes” puis sur le bouton “Nouveau”.
  3. Depuis un projet
    Ouvrez le projet concerné puis cliquez sur le bouton “Ajouter un document fournisseur” et sélectionnez “Commande”.
  4. Depuis un devis fournisseur
    Une fois que vous avez renseigné un devis fournisseur, vous pouvez le transformez en Bon de commande en cliquant sur le bouton “Confirmer”

Créer un Bon de réception fournisseur

Vous souhaitez créer un bon de réception à destination d’un fournisseur, quatre possibilités s’offrent à vous :

  1. Depuis un contact
    Choisissez le fournisseur à qui vous souhaitez envoyer un bon de commande :  Depuis le menu principal “contact” sélectionnez le sous-menu “fournisseur” puis la fiche du fournisseur qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton  “Ajouter un document” et sélectionnez “Bon de réception”.
  2. Depuis le menu Achats
    Cliquez sur le sous-menu “Bon de réception” puis sur le bouton “Nouveau”.
  3. Depuis un projet
    Ouvrez le projet concerné puis cliquez sur le bouton “Ajouter un document fournisseur” et sélectionnez “Bon de réception”.
  4. Depuis un Bon de commande fournisseur
    Une fois que vous avez renseigné un Bon de commande fournisseur, vous pouvez le transformez en Bon de réception en cliquant sur le bouton “Emettre un bon de réception”

Numérotation des documents des ventes et des achats

Un numéro définitif est généralement attribué à chaque document créé. Les factures sont quand à elles toujours créées en mode “brouillon” et doivent être confirmées pour qu’un numéro définitif leur soit attribué.

Vous pouvez modifier dans les paramètres de JB Manager le modèle de numérotation et le prochain numéro de chaque document. Vous pouvez ainsi continuer la numérotation existante de vos documents des ventes tout en utilisant JB Manager.

Pour modifier la numérotation de vos documents, rendez vous dans les paramètres de JB Manager , onglet “Numérotation”. Lire la suite

Imprimer un document des ventes ou des achats

Chaque document des ventes peut être transformé en un clic en un fichier au format PDF imprimable depuis Adobe® Reader® ou un autre lecteur PDF compatible.

Pour enregistrer un document des ventes ou des achats au format PDF, ouvrez le document en mode visualisation puis cliquez sur le bouton “Imprimer” situé en haut de page :

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Documents liés

Le processus de gestion commerciale le plus souvent employé est décrit dans le schéma ci-dessous :

Pour permettre à chaque instant de savoir ou vous en êtes dans votre parcours de vente, les documents comptables incluent un bouton “documents liés” situé en haut de page de la fiche détail de chacun des documents :

En cliquant sur le lien, vous déroulez la liste des autres documents qui correspondent au parcours de vente que vous avez suivi. Pour une facture, par exemple, vous pourrez lister puis afficher le devis, la commande et les bons de livraison correspondants. Lire la suite